eSocial – o que é e como funciona

By 3 de agosto de 2018blog

eSocial

Através deste artigo, saiba o que é eSocial e descubra como ele pode mudar a rotina das empresas

É importante para todas as empresas estarem de acordo com as normas e leis regulamentadoras, a fim de evitar problemas e dores de cabeça. Dentre tantas obrigatoriedades existentes para os empregadores, surge, agora, o eSocial.

Para quem não está familiarizado com o termo, o eSocial é um decreto instituído pelo Governo, cujo objetivo é criar um sistema integrado, com informações e registros relacionados aos trabalhadores.

Por ser ainda recente, o eSocial ainda causa certa dúvidas entre os empregadores. Pensando nisso, listamos tudo o que as empresas precisam saber sobre o eSocial.

eSocial: entenda mais sobre a nova obrigatoriedade para as empresas

 

Mais sobre o eSocial

O decreto n° 8373/2014 institui o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciária e Trabalhistas).

A ideia do eSocial é fazer com que os empregadores comuniquem-se de forma mais direta com o Governo. Deve-se descrever, de forma integrada, informações referentes aos trabalhadores. Por exemplo: vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, acidentes de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e dados sobre o FGTS.

O grande diferencial dessa nova ferramenta é que tudo é feito de forma digital. Isto é, à distância.

A transmissão dos dados dos colaboradores feita de forma digital melhora a comunicação entre empregador e governo. O intuito é diminuir a burocracia, a fim de agilizar a troca de informações.

O envio de informações ao eSocial tem como foco substituir o preenchimento e a entrega de formulários. Além disso, reduz custos, processos e tempo gasto pelas empresas.

O eSocial é obrigatório?

eSocial

O eSocial é, sim, obrigatório para TODAS as empresas. Independentemente do porte ou segmento,  essa nova ferramenta deverá fazer parte da rotina de todos os empregadores.

Contudo, a obrigatoriedade imediata do eSocial está restrita somente às empresas que possuam faturamento anual de R$ 78 milhões.  A partir de Julho de 2018, o eSocial será obrigatório para quaisquer empresas, sem restrições.

As empresas que não se adequarem ao eSocial assim que estiver em vigor deverão lidar com as mesmas penalidades a que estão sujeitas atualmente pelo não cumprimento de suas obrigações.

Contudo, os empregadores devem saber que ficará inviável a quitação das obrigações trabalhistas, caso as empresas não estiverem de acordo com eSocial.

Benefícios que o eSocial oferece

O grande benefício que o eSocial oferece às empresas é as desburocratização de todo o processo de prestação das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias ao Governo.

Uma das principais vantagens que o eSocial oferece é a facilidade com que a troca de informações é feita, sempre de forma ágil e eficaz, sem imprevistos ou burocracias. Isso simplifica processos, gerando uma melhora considerável na produtividade das empresas.

Além disso, o eSocial vem com a premissa de subsidiar  a geração de guias  de recolhimento do FGTS e outros tributos, o que diminui erros nos cálculos que, infelizmente, ainda são recorrentes no desenvolvimento desses documentos.

Portanto, de forma básica, o eSocial é um novo sistema  de prestação de informação ao Governo. Ou seja, fique tranquilo, o eSocial não é uma nova carga tributária; mas, sim, uma ferramenta que facilitará o dia a dia burocrático das empresas.

eSocial e as empresas

O objetivo do eSocial para empresas é digitalizar informações que hoje ainda são registradas por métodos, digamos, ultrapassados.

Além disso, ele tende a facilitar a organização de informações por parte das empresas. Isso se deve ao fato de que todas as informações serão armazenadas em um ambiente público, sem custos e seguro.

Atualmente, todos os dados dos trabalhadores devem ser guardados por longos períodos, chegando até 30 anos. Quando falamos, entretanto, de armazenamento no ambiente virtual através do eSocial, a ideia é que tudo fica mais fácil e ágil.

Sistemas de informação substituídos pelo eSocial

De acordo com dados fornecidos pelo portal do Governo, por meio do eSocial , os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:

  • GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
  • LRE –  Livro de Registro de Empregados
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD –  Comunicação de Dispensa
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • Folha de pagamento
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • GPS – Guia da Previdência Social

O eSocial e a Medicina do trabalho

Todas as empresas devem seguir Normas Regulamentadoras (NR’s) impostas pelo Ministério do Trabalho. Justamente por isso, torna-se importante entender de que forma o eSocial irá interferir nas NR’s.

A ideia do eSocial é criar uma gestão ativa e eficiente quanto as Normas Regulamentadoras.  Isto é, a ideia é que o registro de informações referentes às NR’s seja feita de forma mais rápida que antes.

De modo geral, o intuito é fazer com que a prestação de informações relacionadas às NR’s, que antes eram exigidas mensal e anualmente, seja postada à medida que haja necessidade de atualização.

Por exemplo, caso um funcionário seja afastado devido um acidente de trabalho, as empresa terão até um dia útil seguinte ao acidente para atualização no eSocial.

Nesse caso, a melhor forma para evitar problemas entre o eSocial e a medicina do trabalho é buscando o auxílio de uma empresa voltada à medicina do trabalho.

Ela é quem dará todo o suporte quanto ao eSocial e criará, juntos com as empresas, estratégias que visam a adequação às próprias Normas Regulamentadoras.

Não perca tempo, comece a utilizar o eSocial

O quanto antes as empresas se adequarem à essa nova ferramenta, mais rápido ficará a adaptação a esse novo sistema. Afinal, demanda tempo se acostumar a um sistema completamente novo. Por isso, o quanto antes colocá-lo em prática, melhor.

Aproveite e leia, também, nosso artigo sobre o LTCAT.

eSocial: entenda mais sobre a nova obrigatoriedade para as empresas

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